Informationspflichten gemäß Art. 13 DSGVO

Sobald eine Schule personenbezogene Daten direkt bei der betroffenen Person erhebt, z. B. bei der Aufnahme einer Schülerin oder eines Schülers in die Schule, ist sie verpflichtet, die Betroffenen über bestimmte datenschutzrechtliche Bestimmungen zu informieren.

Hierzu können Sie das Muster eines Informationsblattes und die dazu als Anhang beizufügende Tabelle nutzen.

Zur Verwendung dieser Dokumente gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Anpassung des für Ihre Schulform passenden Musters

Passen Sie das für Ihre Schulform entwickelte Muster an, indem Sie den Schulkopf ergänzen und eintragen:

  • Träger der Schülerbeförderung
  • Hinweis auf Dienstleister, die für Sie als Auftragsverarbeiter tätig sind

2. Anpassung der Tabelle

In der Tabelle sind alle personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern sowie von Erziehungsberechtigten, welche die Schule verarbeitet, zu nennen. Bitte prüfen Sie daher vor dem Einsatz, ob an Ihrer Schule ggf. noch weitere personenbezogene Daten der Betroffenen verarbeitet werden. In diesem Fall müssten Sie die Tabelle ergänzen. Wenn an Ihrer Schule einzelne personenbezogene Daten nicht verarbeitet werden, streichen Sie diese aus der Tabelle.
Werden personenbezogene Daten für andere als die in der Tabelle genannten vier Zwecke verarbeitet, ist eine wirksame Einwilligung Voraussetzung für die Datenverarbeitung. Dies gilt beispielsweise für die Aufnahme und Veröffentlichung von Fotos auf der Homepage (vgl. Nr. 6 der Tabelle). Den konkreten Zweck können Sie entweder direkt in die Tabelle eintragen oder per Fußnote unterhalb der Tabelle beschreiben.

Bezüglich der Dokumentation der individuellen Lernentwicklung ist die Tabelle an die jeweilige Schulform anzupassen. Sofern in der betroffenen Schulform keine individuelle Lernentwicklung dokumentiert wird, ist die Zeile 21 der Tabelle komplett zu löschen. Wenn eine Übermittlung an eine weiterführende Schulform nicht vorgesehen ist, ist das Kreuz im Feld Übermitteln der Tabelle zu löschen.

Folgende Möglichkeiten bestehen für Sie, um der Erfüllung der Informationspflichten durch den Einsatz des Musters und der Tabelle nachzukommen:

  • Aushändigung des Informationsblattes nebst der als Anhang beizufügenden Tabelle an alle Schülerinnen und Schüler bzw. Erziehungsberechtigten zum Zeitpunkt der Anmeldung bzw. bei zum Schuljahresbeginn an die Schülerinnen und Schüler der höheren Jahrgänge bzw. deren Erziehungsberechtigte.
  • Hinweis auf dem Anmeldeformular der Schule mit Anleitung, wie die ausführlichen Informationen erlangt werden können.
  • Link zu ausführlichen Hinweisen auf der Schulhomepage.
  • Auslage im Sekretariat.
  • Aushang am Schwarzen Brett der Schule.
 Datei   Beschreibung 
Elternhinweis Informationspflichten, Vorlage für Grundschulen Stand: 15.08.2018
Elternhinweis Informationspflichten, Vorlage für weiterführende Schulen Stand: 15.08.2018
Elternhinweis Informationspflichten, Vorlage für Berufsbildende Schulen Stand: 15.08.2018
Übersichtstabelle zur Verarbeitung personenbezogener Daten in der Schule, Vorlage Stand: 27.08.2018

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Bearbeitet von: W. Deffner     letzte Änderung 2018-08-15T10:03:40+01:00